AMAÇ, KAPSAM, DAYANAK VE TANIMLAR

Amaç

MADDE 1 – Bu yönerge, ODTÜ Atletizm Takımı’nın tüm Asil Üyeleri ile yapacağı olağan veya olağanüstü Genel Kurul toplantılarının işleyişi, düzeni, toplantılara çağrı yapılış şekillerini, toplantılara hazırlık sürecini gerçekleştirirken uyulacak usul ve esasları belirlemek amacı ile hazırlanmıştır.

Kapsam

MADDE 2 – Bu yönerge, Genel Kurul çağrısını yapacak kişiler veya takım organlarının ve Genel Kurula çağırılan üyelerin toplantı sırasında ve toplantı hazırlığı sürecindeki davranışlarını ve görevlerini kapsar.

Dayanak

MADDE 3 – Bu yönerge, ODTÜ Atletizm Takımı Tüzüğüne dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4 – Bu yönergede geçen;

            (1) Takım: ODTÜ Atletizm Takımı’nı,
            (2) Denetleme Kurulu: Takımın Denetleme Kurulunu ya da Denetçisini,
            (3) Yönetim Kurulu: Takımın Yönetim Kurulunu,
            (4) Başkan: Takımın Yönetim Kurulu Başkanını,
            (5) Asil Üye: Genel Kurulda oy hakkı olan takım üyelerini
            (6) Hatip, Divan Kurulu tarafından söz hakkı verilmiş ve konuşma yapan kişiyi
            (7) Salt çoğunluk: toplam sayı çift sayı ise toplam sayının yarısının en az bir fazlasını, toplam sayı tek sayı ise toplam sayının bir fazlasının en az yarısını
ifade eder.

TOPLANTI ÇEŞİTLERİ, ÇAĞRI USULÜ, DİVAN KURULU

Olağan Genel Kurul toplantısı

MADDE 5 – Takım, bir Eğitim Öğretim Yılı içinde en az üç (3) olağan Genel Kurul toplantısı yapar. Bunlar şöyledir:

(1) Dönem başında tüm Asil Üyeleri takım işleyişi, hak ve görevler, takım sorumluları gibi konular hakkında bilgilendirmek amacı ile Denetleme Kurulu tarafından yapılan çağrı ile yapılan Genel Kurul toplantıları,

(2) Güz Dönemi sonunda Güvenoyu için Denetleme Kurulu tarafından yapılan çağrı ile yapılan Genel Kurul toplantıları,

(3) Bahar Dönemi sonunda, bir sonraki Eğitim Öğretim Yılının takım sorumlularını seçmek için Denetleme Kurulu veya Yönetim Kurulu tarafından yapılan çağrı ile yapılan Genel Kurul toplantıları.

Olağanüstü Genel Kurul toplantısı

MADDE 6 – Takım gerek görülen durumlarda, yakın zamanda olağan Genel Kurul toplantısı yok ise veya olağan Genel Kurul toplantısını beklemeden toplanmayı gerektiren acil bir durum var ise olağanüstü olarak Genel Kurul toplantısı yapabilir.

            Genel Kurul çağrısı yapabilecek takım organları

            MADDE 7-
            (1) Olağan Genel Kurul toplantıları için, Yönetim Kurulu veya Denetleme Kurulu tarafından çağrı yapılır.

            (2) Olağanüstü Genel Kurul toplantıları, dört (4) farklı şekilde toplanabilir:
            a) Yönetim Kurulu tarafından yapılan çağrı ile
            b) Denetleme Kurulu tarafından yapılan çağrı ile
            c) Başkan tarafından yapılan çağrı ile
            d) Asil Üyelerin salt çoğunluğunun imzası ile

            Toplantı çağrısı ve yeter sayı

            MADDE 8- Genel Kurul toplantısının tarihi, yeri, saati ve gündem maddeleri; planlanan tarihten en az bir hafta öncesinden duyurulur. İlk toplantıda tüm asil üyelerin salt çoğunluğu bulunmadığı takdirde toplantı en az bir hafta ertelenip yeni toplantı tarihi, yeri ve saati duyurulur. İlk toplantıda yeter sayı olmaması sebebi ile görüşülemeyen konularda, ikinci toplantıda çoğunluk aranmaksızın karar alınabilir.

            Divan Kurulu

            MADDE 9- (1) Divan Kurulu, her Genel Kurul toplantısı için ayrı olarak seçilir ve üç (3) kişiden oluşur. Divan Kurulu;
            a) Genel Kurul bir takım organı veya başkan tarafından yapılan çağrı ile toplanıyor ise çağrıyı yapan tarafından,
            b) Genel Kurul asil üyelerin imzası ile toplanıyor ise imza atan üyelerin kendi arasında yapacağı seçim ile oluşturulur.
            c) Divan Kurulu başkanı, Divan Kurulu tarafından seçilir ve toplantıya başkanlık eder.

            Divan Kurulunun görev ve yetkileri

            MADDE 10- (1) Divan Kurulu, aşağıdaki görevleri yerine getirmekle yükümlüdür:
            a) Seçildiği tarihten itibaren Genel Kurulun öngörülen saatte toplanmasını sağlamak, belirlenmemişse yerini ve zamanını belirlemek,
            b) Genel Kurulun gündem maddelerini, toplantı çağrısını yapan kişi veya organların toplantı çağrısını yapma sebepleri doğrultusunda belirlemek,
            c) Toplantıyı açmak ve sırasıyla gündem maddelerinin görüşülmesini sağlamak,
            d) Toplantıda konuşmak isteyenlere söz vermek,
            e) Sekreter/sekreterler görevlendirerek tüm konuşmaları içeren toplantı tutanağı tutmak ve toplantıda alınan kararları kağıda geçirip imzalamak,
            g) İşbu yönergenin yürürlüğünü sağlamak.

            (2) Divan Kurulu, görevini yerine getirmek için aşağıdaki yetkilerden yararlanabilir:
            a) Toplantıya bir haftadan fazla süre olması kaydıyla gündeme madde eklemek,
            b) Öngörülemeyen sebepleri gerekçe göstererek toplantı yerini değiştirmek,
            c) Öngörülemeyen sebepleri gerekçe göstererek toplantı tarihini ertelemek,
            d) Hatip sözünü uzatatığı veya konudan saptığı takdirde söz hakkına son vermek,

TOPLANTI SIRASINDA UYULACAK USULLER

Oturma düzeni

            MADDE 11- (1) Toplantı başladığında, tüm Genel Kurul üyeleri aşağıda belirtilen düzene göre oturmalıdır:
            a) Divan Kurulu, tüm mekana hakim olan ve herkesin görebileceği uygun bir konumda oturmalıdır.
            b) Takım sorumlularının tamamı yan yana veya yakın şekilde oturmalıdırlar.
            c) Toplantı mekanında kürsü veya kürsü görevi görebilecek bir kısım var ise, Divan Kurulu üyeleri hariç tüm konuşmacılar, konuşmaları gerektiğinde buraya gelip konuşmalıdırlar.

            Gündem ve gündem maddelerinin görüşülmesi

            MADDE 12-
            (1) Divan Kurulu, Genel Kurula toplantı gündemini okur veya okutur. Divan Kurulu tarafından gündem maddelerinin görüşülme sırasına veya gündem maddese eklenmesine ilişkin bir değişiklik önerisi olup olmadığı sorulur, eğer bir öneri varsa bu durum Genel Kurulun onayına sunulur. Toplantıda hazır bulunan oyların çoğunluğunun kararıyla gündem maddelerinin görüşülme sırası değiştirilebilir veya gündeme yeni maddeler eklenebilir.
            (2) Olağan Genel Kurul gündeminde aşağıdaki hususların yer alması zorunludur:
            a) Görev süresi biten veya görevden ayrılan takım sorumluları var ise ibraları,
            b) Dönem sonlarındaki toplantılar için, Denetleme Kurulu raporunun okunması,
            c) Güz dönemi sonu toplantısı için Güvenoyu oylaması,
            d) Bahar dönemi sonu toplantısı için takım sorumluları seçimleri.
            (3) Olağanüstü Genel Kurul gündemini, toplantı yapılmasını gerektiren sebepler oluşturur.

            Konuşmalarda takip edilecek prosedür

            MADDE 13- (1) Divan Kurulu üyeleri harici hiçbir Genel Kurul üyesi, Divan Kurulundan söz istemeden konuşamaz. Konuşmak isteyen Genel Kurul üyeleri; önce ellerini kaldırmalı, konuşma talepleri var ise bunu Divan Kurulu’na iletmelidirler. Divan Kurulu uygun bulduğu takdirde konuşmacı kürsüye gitmelidir.
            (2) Konuşma sırasında tüm Genel Kurul aşağıdakilere uymalıdır:
            a) Hatip; tüm konuşmasını, Genel Kurula hitap ederek yapmalıdır. Kürsüden kişiye yönelik konuşmalar yapılamaz ve ikili diyaloglara girilemez. Söz kesmek, şahsiyatla uğraşmak ve çalışma düzenini bozucu hareketlerde bulunmak yasaktır.
            b) Hatip, konuşmasını Divan Kurulunun uygun gördüğü süre içinde tamamlamalıdır. Öngörülen sürede konuşma bitmemiş ise ve Divan Kurulu ek süre vermez ise hatip kürsüyü terk etmelidir.
            c) Hatip, konuşması sırasınca anlaşılır ve düzgün Türkçe kullanmalı ve genel görgü kurallarına uymalıdır. Genel Kurulda kaba ve yaralayıcı sözler söyleyen kimseyi Divan Kurulu derhal, temiz bir dille konuşmaya, buna rağmen temiz bir dil kullanmamakta ısrar ederse kürsüden ayrılmaya davet eder. Divan Kurulu, gerekli görürse, o kimseyi o birleşimde salondan çıkartabilir.
            d) Hatibin konuşması, hali hazırda konuşulan gündem maddesi ile alakalı olmalıdır.
            e) Hatibin konuşması ancak Divan Kurulunca, kendisini işbu yönergeye uymaya ve konudan ayrılmamaya davet etmek üzere kesilebilir. İki defa yapılan davete rağmen konuya gelmeyen hatibin konu hakkında konuşmaktan menedilmesi, Divan Kurulu tarafından Genel Kurula teklif olunabilir. Genel Kurul, işaret oyu ile karar verir.
            (3) Şahsına sataşılan veya ileri sürmüş olduğu görüşten farklı bir görüş kendisine atfolunan takım üyeleri veya takım organları, açıklama yapabilir ve cevap verebilir. Açıklama ve cevaplar için Divan Kurulu söz verme zamanını takdir eder. Bu suretle söz almak isteyen, ne sebepten dolayı konuşmak istediğini Divan Kuruluna bildirir. Divan Kurulu, söz verip vermemek gerektiğini takdir eder. Divan Kurulunca kendisine söz verilmeyen kimse direnirse, Genel Kurul, bu konuda görüşmesiz ve işaret oyuyla karar verir.
            (4) Söz isteyen üyenin konuşması çok kısa olacak ise, Divan Kurulu bu üyenin kürsüye gelmeden yerinde konuşma hakkını takdir eder.

GENEL KURUL OYLAMALARI

Tüzük, yönetmelik, yönerge taslağı oylamaları

MADDE 14-

(1) Tüm taslaklar, Genel Kurul toplantısından en az bir hafta önce, Genel Kurul çağrısı ile birlikte yayınlanır. Denetleme Kurulu, yönergelerin tüzük ve mevzuata uygunluğunu şekil ve esas bakımından denetler. Tüzük taslaklarını ise yalnızca şekil bakımından inceler ve denetler.

(2) Taslağın tartışılmasına geçilmeden önce, tüm taslak Genel Kurula sunulup sesli şekilde okunur.
            (3) Taslak hakkında isteyen tüm üyeler, görüşlerini belirtmelidirler. Taslak hakkında görüş belirtmek isteyip henüz belirtmemiş bir üye var ise oylamaya geçilemez.
            (4) Taslağın oylanma usulü Genel Kurul oylamasına sunulur. Genel Kurul işaret oyu ile karar verir. Genel Kurul kapalı oylama yapılmasına karar vermiş ise kesinlikle kapalı oylama yapılır. Genel Kurul açık oylama yapılmasına karar vermiş ise, Divan Kurulunun bu kararı veto edip kapalı oy yapılmasına karar verme yetkisi vardır. Kapalı oy ihtimaline karşın toplantı öncesinde “EVET/HAYIR” yazılı oy pusulaları hazır bulundurulmalıdır.

            İbra oylamaları

            MADDE 15-
            (1) Görevleri seçim sebebi ile biten Yönetim Kurulu ve Denetleme Kurulu, kurul olarak toplu şekilde; kaptanlar ise teker teker ibra edilmek veya edilmemek üzere Genel Kurul tarafından işaret oyu ile oylanırlar. Görevi; görevden alınma veya görevden ayrılma sebebi ile biten takım sorumluları ise teker teker oylanırlar.
            (2) Her takım sorumlusu veya organı ibra oylamasına sunulurken aşağıdaki ibare Divan Kurulu tarafından okunur:
            “(Takım Sorumlusu/Organı)’nun ibra edilmesini oylarınıza sunuyorum. (Takım Sorumlusu/Organı)’nun görevini layıkıyla yerine getirdiğini, görev süresi boyunca tüzüğe ve takım amacına bağlı kaldığını, görevini ve yetkilerini kişisel çıkar için kullanmadığını, takım yönetmelikleri ve mevzuata aykırı eylemlerde bunmadığını, suç işlemediğini düşünen ve ibra edilmelerini kabul edenler/etmeyenler...”

Güvenoyu oylamaları

MADDE 16-

(1) Güvenoyu oylamaları, Yönetim Kurulunun görevine devam etmesi hususunda yapılır. Oylama usulü Genel Kurul oylamasına sunulur. Genel Kurul işaret oyu ile karar verir. Genel Kurul kapalı oylama yapılmasına karar vermiş ise kesinlikle kapalı oylama yapılır. Genel Kurul açık oylama yapılmasına karar vermiş ise, Divan Kurulunun bu kararı veto edip kapalı oy yapılmasına karar verme yetkisi vardır. Kapalı oy ihtimaline karşın toplantı öncesinde “EVET/HAYIR” yazılı oy pusulaları hazır bulundurulmalıdır.
            (2) Oylama işaret oyu ile yapılacak ise, Divan Kurulu tarafından aşağıdaki ibare okunur:
            “Yönetim Kurulunun görevine devam etmesini oyluyorum. Kabul edenler/etmeyenler”

            Seçimler

            MADDE 17-

(1) Seçimli Genel Kurul toplantısında tüm adayların beş (5) dakikalık konuşma hakları vardır.
            (2) Seçimlerde oylamalar, gizli oy ve açık sayım usulu ile yapılır.
            (3) Oy pusulalarında her takım organı için “Yönetim Kurulu”, “Kaptanlar”, “Denetleme Kurulu” başlıkları ile farklı bölümler bulunur. Her başlığın altında, o göreve aday olanların isimleri alfabetik sıra ile yazılır. Bir aday, birden fazla görev için aday olamaz. Her başlığın yanında, o takım organı için istenen takım sorumlusu sayısı yazılır. Bu sayılar:
            a) Denetleme Kurulu üye sayısı için üç (3),
            b) Yönetim Kurulu üye sayısı için, mevcut Yönetim Kurulunun sonraki dönem için daha fazla veya daha az üye sayısı belirleme yetkisi saklı olmakla birlikte, beş (5),
            c) Kaptanlar için, mevcut Yönetim Kurulunun sonraki dönem için gereksinim duyduğu kaptan sayısı kadardır.
            (4) Oy kullanan tüm üyeler pusuladaki her başlık altında, işbu maddede öngörüldüğü üzere başlıkların yanında yazan sayı kadar veya daha fazla adayı, her seçmen aynı kalem ile olmak üzere, yuvarlak içine alırlar. Tüm pusulalar aynı şekilde dört (4) e katlanıp, oy sandığı içine atılmalıdır.
            (5) Pusuladaki başlıklarda belirtilen sayılardan daha az aday işaretlenmiş; aday işaretleme işlemi dışında bir işaret, yazı, şekil çizilmiş; işbu maddede öngörüldüğü şekilde katlanmamış, herhangi bir şekilde oyu kimin kullandığı belli olabilecek bir oy pusulasında kullanılan oy, geçersizdir.
            (6) Oy pusulaları ve oy sandığı, Mali ve İdari İşler Birimi tarafından hazırlanır. Genel Kurul mekanında oylamaların gizlice yapılmasına ve oyların sayılmasına dair her türlü düzenleme görevi Divan Kuruluna aittir.

            Kararlarda gerekli oy sayıları

            MADDE 18-

(1) Tüzük taslağının geçerlilik kazanması için, Genel Kurul mevcudunun en az üçte ikisi (2/3) kadar EVET oyu olmalıdır.
            (2) Tüzük dışındaki yönerge, yönetmelik ve sair metin taslaklarının geçerlilik kazanması için, geçerli oyların salt çoğunluğu EVET olmalıdır.
            (3) Güvenoyu oylamasında Yönetim Kurulunun görevine devam etmesi için gereken oy sayısı; geçerli oy sayısın salt çoğunluğu kadar EVET oyudur.
            (4) İbra oylamasında takım sorumlusu veya takım organının ibra edilmesi için gereken oy sayısı; Genel Kurul mevcudunun salt çoğunluğu kadar EVET oyudur.

YÖNERGE İLE İLGİLİ HÜKÜMLER

Yönergenin yürürlüğü

            MADDE 19- Bu yönerge, .../.../...... tarihinde yapılan Genel Kurul oylaması ile kabul edilmiştir ve kabulü tarihinde yürürlüğe girer.

            Yönergenin değiştirilmesi

            MADDE 20- Bu yönerge, Genel Kurul oylaması ile değiştirilebilir. Denetleme Kurulu, yönerge taslaklarının şekil ve esas bakımından uygunluklarını denetler.